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N | A | C | H | F | O | L | G | E ist alles! Der erste Kontakt zum Unternehmen: Kurzportrait und Betriebsexposé

By Allgemein

von Bernd Friedrich, September 2024

„Warum und wozu benötige ich überhaupt Kurzportait und Betriebsexposé?“
Ein aussagekräftiges Kurzportrait bzw, Betriebsexposé, oft auch Verkaufsexposé, Verkaufsprospekt, Factbook oder auch Dossier genannt, ist das Dokument, mit dem potentielle (Kauf-)Interessierte zum ersten Mal mit dem Betrieb im Detail in Berührung kommen. Wo finden Kurzportrait und Betriebsexposé in dem Gesamtprozess der Unternehmensnachfolge ihren Niederschlag? Wann und inwiefern sind solche Unterlagen aussagekräftig? Welche Inhalte sind wichtig aus Sicht eines Nachfolgenden? Was unterscheidet das Kurzportrait vom Betriebsexposé?

Strukturelle Einordnung des Kurzportrait bzw. Betriebsexposés
Nachfolgende, die sich für einen Betrieb interessieren, benötigen zunächst einige wichtige Informationen im Detail zum übernehmenden Betrieb. Sie finden diese Informationen in einem Kurzportrait und falls eine Vertraulichkeitserklärung mit dem abgebenden Unternehmenden geschlossen wurde, in einem Betriebsexposé.
Sowohl das Kurzportrait als auch das Betriebsexposé gehören im Rahmen des Unternehmensnachfolgeprozesses zum Schritt der Vorbereitung der Nachfolgeregelung. Diese Unterlagen haben einen deklaratorischen Zweck und enthalten wichtige Informationen vom Betrieb, die in einer gewissen Tiefe aufbereitet, dargestellt und veröffentlicht sind.
Diese Dokumente nutzt im ersten Schritt der Abgebende, um sich ein klares Bild davon zu machen, was genau verkauft werden soll und denkt den gesamten Prozess des Firmenverkaufes schon mal vor. Die Fakten, Daten und Zahlen des Betriebes werden zunächst analysiert, zusammengetragen, einsortiert und strukturiert und in einer Unterlage bedarfsorienti aufbereitet. Das bedeutet, die Dokumente sind inhaltlich und optisch so aufbereitet, dass sie den Leser inspirieren und bewegen, sich weiter mit dem Betrieb zu beschäftigen.

Aufbau und Inhalte von Kurzportait und Betriebsexposé
Das Kurzportrait beinhaltet nur sehr wenige Informationen. Man kann es auch als eine Zusammenfassung des Betriebes bezeichnen. Es wird nicht der Name des zu verkaufenen Betriebes genannt, sondern in welcher Branche dieser nachhaltig unterwegs war. In diesem Dokument ist die ungefähre Lage des Betriebes, rudimentäre Informationen zum Betrieb, Anzahl der Mitarbeitenden und der Betriebsimmobilie erkennbar sein.
Auch wenige Sätze über den Geschäftszweck des Betriebes und Aussagen zur Zielkundschaft sind für den Leser hilfreich.
Zur Ersteinschätzung der betriebswirtschaftlichen Situation des vorliegenden Betriebes werden ebensolche Kennzahlen (in aggregierter Form) je Geschäftsjahr eingefordert. Auch eine konkrete Aussage zu dem angebotenen Verkaufspreis des Betriebes darf nicht fehlen.
Um den Betrieb auch von seinen qualitativen Eigenschaften darzustellen, sind Alleinstellungsmerkmale oder Besonderheiten zu erwähnen, um beim Leser auch weiteres Interesse für diesen Betrieb weiter zu wecken.
Das Betriebsexposé hingegen veröffentlicht deutlich mehr Inhalte zum Betrieb. Es lässt sich untergliedern in einen Informations- und Zahlenteil.
Der Informationsteil fasst das Geschäftsmodell zusammen, informiert über die Geschichte des Unternehmens bis zum heutigen Tage, die Mitarbeiter- und Organisationsstruktur sowie den oder die Standort(e) des Unternehmens. Er gibt einen groben Überblick über die Produkte und Dienstleistungen sowie über Kunden- und Lieferantenbeziehungen. Ein Zukunftsausblick sowie ein Einblick in den Ablauf und die Struktur der geplanten Transaktion runden den Informationsteil ab.
Der Zahlenteil gibt einen wesentlichen Überblick über die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens in der Vergangenheit, ergänzt um eine zukünftige konservativ-realistische Zukunftsplanung / Prognose. Grundlage hierfür sind zumeist die drei vergangenen bzw. zwei folgenden Geschäftsjahre. Mögliche außergewöhnliche Sondereffekte wie zum Beispiel Umsatzeinbrüche durch die Covid-Pandemie oder auch Besonderheiten im Geschäftsmodell werden manchmal in den Zahlenteil integriert. Zur Darstellung des Zahlenteils ist vorher eine Unternehmensbewertung notwendig. In vielen Unternehmensexposés findet sich oft nur das reine Zahlenwerk der Bewertungsgundlagen. Auch eine graphische Darstellung über mehrerer Geschäftsjahre, die den Verlauf der einzelnen Kennwerte aufzeigt, gibt dem Leser einen Überblick über die Entwicklung.
Neben den inhaltlichen Informationen zum Betrieb müssen beide Dokumente optisch attraktiv und modern gestaltet sein. Dazu gehören u.a. ein ansprechendes, auf den Geschmack von jungen Nachunternehmenden ausgerichtetes Design, gute Bilder usw., die das Ganze auflockern und für sie attraktiv machen (es liegt im Auge des Betrachters).

Analoge oder gedruckte Form
Vor einigen Jahren waren gedruckte Betriebsexposés bzw. Kurzportraits noch das Mittel der Wahl für den Verkaufsprozess eines Betriebes. Mittlerweile hat sich der Austausch von Kurzportraits- bzw. Betriebsexposéunterlagen in elektronischer Form durchgesetzt. Das bedeutet, es werden elektronische Dateien erstellt. Eine häufig gestellte Frage ist hier das Thema Vertraulichkeit, da ein elektronisches Dokument sehr einfach per E-Mail weiterverteilt werden kann. Über digitale Wasserzeichen lassen sich hier jedoch auch Sicherungsmechanismen einbauen, welche die Vertraulichkeit der übergebenen Daten in der digitalen Welt sicherstellen. Darüber hinaus sind die elektronischen Dateien passwortgeschützt zu erstellen und zu versenden, damit das gezielte Abfließen von Daten deutlich erschwert wird.

Datenschutz
In der DSGVO gibt es keine speziellen Regelungen für den Verkauf von Unternehmen. In ein Kurzportrait bzw. Betriebsexposé gehören auf gar keinen Fall personenbezogene Daten von Mitarbeitenden, Bilder von Mitarbeitenden, Kunden oder Lieferanten. Um das zu verhindern, empfehlen wir die entsprechenden Daten zu anonymisieren und zu verdichten bzw. zu clustern. Diese Darstellung ist auch deshalb klug, weil mit einer Veröffentlichung der nichtanonymisierten Daten wird nicht gegen den Datenschutz verstoßen. Darüber hinaus werden auch ohne Not keine wichtigen Detail-Informationen über den zu verkaufenden Betrieb preisgegeben. Häufig sind auch sogenannte „Spione“, die sich über Betriebe informieren wollen, unter den (Kauf)Interessenten zu finden.

Zusammenfassung
Aus Sicht der Nachunternehmenden sind gut gemachte und aufbereitete bzw. aussagekräftige Unterlagen zum Betrieb sehr wertvoll, denn es vermittelt zum einen eine überzeugende Auseinandersetzung des Abgebenden mit dem Nachfolgeprozess und zum anderen das aktive Werben um potentielle insbesondere Nachunternehmende.
Die Interessierten müssen die Unterlagen lesen und verstehen, um die Vergangenheit, Gegenwart und die Zukunft (an der er/sie glauben soll) des Betriebes nachzuvollziehen.
Neben den harten Zahlen, Daten und Fakten müssen auch die ideellen Werte des Betriebes dargestellt werden.
Auch die Aufmachung des Kurzportraits und des Betriebsexposés muß die interessierten Nachunternehmenden animieren. Das erfolgt mit gut lesbaren Informationen, lebendigen Bildern sowie Farben und Design.

Damit diese Botschaften kundenfokussiert ausgesendet wird, empfehlen wir das Erstellen der Unterlagen von einem erfahrenen und geeigneten Profi durchführen zu lassen. In der Regel haben die Abgebenden ihre „eigene“ Sichtweise der inhaltlichen Darstellung auf den eigenen Bertrieb und treffen damit nicht unbedingt auf die Erwartungshaltungen an Informationen, den Geschmack von Nachunternehmenden, die in der Regel deutlich jünger sind.

Zum Autor
BERND FRIEDRICH [Unternehmer | Nachfolgebegleiter | Netzwerker]
ist Dipl.-Wirtschaftsingenieur, Fachrichtung Maschinenbau. Er verfügt über 2 Jahrzehnte Erfahrung in HR-Funktionen bei internationalen Konzernunternehmen aus unterschiedlichen Branchen. Bernd Friedrich hat im Zuge der Übernahme des Geschäftszwecks einer damals bestandenen Unternehmung in Köln seine Unternehmertätigkeit aufgenommen und blickt als geschäftsführender Gesellschafter der CORRECT Unternehmensvermittlung GmbH in Brühl und als Nachfolgebegleiter auf 10+ Jahre zurück. Mit sanfter Hand und konkretem Blick auf den Gesamtprozess, begleitet er abgebende Unternehmende in dem nicht trivalen und emotionalen Ablauf einer Nachfolgeregelung und hat 20+ Unternehmen die Nachfolgeregelung ermöglicht. In Workshops teilt Bernd Friedrich mit den künftig abgebenden Unternehmenden seine Expertise zum Gesamtprozess und berichtet aus der erlebten Praxis.

Nachfolge-Herausforderungen zwischen den Formalitäten

By Allgemein, ,

von Annegret Garschagen, August 2024

Alex ist seit Jahren darauf vorbereitet das Unternehmen seines Vaters zu übernehmen. Es gibt Pläne sowie Übergangsfristen und rechtlich ist im Prinzip alles geregelt. Es herrscht eine scheinbar große Einigkeit, wie das ganze ablaufen soll. Doch je mehr es auf die finale Übergabe und damit den Rückzug des Vorgängers, seinem Vater, zugeht, desto öfter kommt leise Sand ins Getriebe. Irritationen werden häufiger, Absprachen scheinbar nicht eingehalten, der geplante Rückzug aus dem operativen Kundengeschäft wird immer wieder verschoben. Klar, dafür gibt es immer einen scheinbar plausiblen Grund – aber de facto spürt Alex, dass da was nicht stimmt und leidet unter dem Verdacht, sein Vater traue ihm die Sache doch nicht so recht zu.

Leider ist das keine weit hergeholte Konstruktion, sondern etwas, das wir vom RheinFolge e.V. bei der Begleitung von Unternehmen in der Übergangs-Phase desöfteren erleben. Schwierig ist eine solche Dynamik leider direkt in mehrfacher Hinsicht:

==> Es belastet die familiäre Vertrauens-Beziehung nachhaltig – das gilt natürlich auch für außerfamiliäre Nachfolgebeziehungen.
==> Die Irritationen schwingen im ganzen System Unternehmen mit – die Mitarbeiter:innen und Geschäftspartner:innen bekommen das mit. Es können ungünstige Koalitionen entstehen, die sich negativ auf die Unternehmensentwicklung und das Image auswirken.
==> Energie und Zeit, die für Innovation, Digitalisierung und zukunftsfähigen Ausbau der Geschäftsfelder benötigt wird, wird durch die Konflikte aufgezehrt, auch wenn sie nur subtil ablaufen. Stillstand – ja, sogar Rückschritt – kann die Folge sein.

Um diese Dynamik von vornherein auszubremsen, möchte ich Ihnen heute 3 simple Empfehlungen geben, die -beherzt und richtig umgesetzt- direkt Abhilfe verschaffen.

Operatives Time-Out
Führen Sie einmal im Monat ein Meeting ein, in dem es nur um das Voranschreiten des Prozesses, Strategisches und die gegenseitigen Erwartungen geht– nicht um Entscheidungen auf der Ebene des operativen Tagesgeschäftes. Schaffen sie dafür ein Setting, das Diskretion und eine vertrauensvolle Atmosphäre ermöglicht.

Folgende Fragen können dabei ein hilfreicher Leitfaden sein:

==> Wie geht es mir mit unserem geplanten Prozess?
==> Welche Wünsche habe ich an Dich?
==> Wo brauche ich Unterstützung?
==> Wo möchte ich mehr Einfluss/Gestaltungsfreiheit?
==> Was fällt mir schwer? (z.B. was fällt mir schwer loszulassen? Oder: welcher Verantwortungsbereich fällt mir noch schwer und was hilft mir, darin sicherer zu werden?)
==> Was entscheiden wir aufgrund des gegenseitig Gehörten miteinander? Ökocheck: tragen wir die Entscheidung wirklich mit? Wenn wir innerlich schwanken: welche Vorbehalte haben wir?

Rückzug
Planen Sie als Vorgänger Ihren Rückzug realistisch und überlegen Sie sich, was Ihnen hilft, loslassen zu können. Dazu gehört auch, sich rechtzeitig zu überlegen, was Sie sich für Ihre Verabschiedung wünschen. Verabschiedungen gibt es viele: von Kunden und langjährigen Geschäftspartnern (zumindest in der Rolle als geschäftsführender Inhaber), von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Vielleicht möchten Sie ja sogar zusätzlich in einer eher privaten Runde von Familie, Freunden und Weggefährten auf das Geleistete anstoßen und das Kapitel würdig schließen. Alles, was Ihnen hilft, bewusst auszusteigen und Ihren Anteil am Unternehmen zu würdigen, unterstützt einen „echten Ausstieg“ aus der alten Rolle. Und ja, es gibt auch den „unechten Rückzug“ – den haben Sie z.B., wenn Sie noch lange als Berater im Hintergrund agieren (so das definierte Rollenprofil) und dennoch regelmäßig in operative Geschäftsentscheidungen eingreifen. Machen Sie sich klar, dass damit auch immer eine Grenzüberschreitung gegenüber der aktuellen Nachfolge einhergeht.

Vision und Zukunftsszenarios:
Erlauben Sie sich als Nachfolger eigene Ideen und Visionen bewusst zu entwickeln. Nicht nur punktuell, sondern als umfassendes Zukunftsszenario für die Unternehmensentwicklung. Was wie eine Bagatelle und nach „Kernaufgabe Unternehmertum“ klingt, ist tatsächlich nicht immer selbstverständlich. Das hat meiner Erfahrung nach sehr unterschiedliche Gründe. Hilfreich ist es hier auch eine „Taskforce“ aus allen Perspektiven des Unternehmens um sich zu scharen, um auch das Wissen des Systems ausreichend zu berücksichtigen und zu würdigen. Gleichzeitig fördert das Eingebundensein die Akzeptanz für Veränderungsvorhaben. Geben Sie gleichzeitig aber auch der Frage „Was möchte ich bewahren?“ ausreichend Raum und kommunizieren auch das auf angebrachte Weise im Unternehmen. Bei all diesen Überlegungen kann -teilweise sollte- auch der Vorgänger mit seinen Erfahrungen, seinem Know-How und seinen Ideen noch mit eingebunden sein. Inwiefern, ist sicherlich eine Entscheidung, die im Einzelfall unterschiedlich zu bewerten ist.

Grundsätzlich kommt es bei der Kommunikation von Veränderungsvorhaben auf Fingerspitzengefühl, den richtigen Zeitpunkt und auch eine kluge Reihenfolge an. Nicht selten kommt es vor lauter schwungvoller ad-hoc-Veränderung zu Irritationen im System, die unnötig sind. Entweder weil noch kein Verständnis und damit auch keine Akzeptanz im Unternehmen existiert oder weil die Belegschaft das Gefühl vermittelt bekommt, alles, was sie bisher gemacht haben, sei jetzt „unnütz“. Innovation, neue Geschäftsfelder, Digitalisierung: Ja, unbedingt! Nur bitte in einer Dosis, in der ein gesunder Wandel erfolgen kann.

Zur Autorin: Annegret Garschagen begleitet als Coach und Organisationsentwicklerin Unternehmer:innen und Unternehmerteams in der Nachfolge. Mit ihrem psychologischen und betriebswirtschaftlichen backround begleitet sie die komplexen Situationen als Sparring über einen längeren Zeitraum hinweg.